La note de frais, une compétence à bien maitriser ! En tant que freelance, jongler avec les dépenses déductibles peut ressembler à un jeu d’évasion. Mais pas de panique, on va t’expliquer comment maîtriser cet art subtil pour économiser de l’argent tout en respectant les règles.

Cas d’usage pour te montrer la puissance des notes de frais

Tu viens de t’offrir le dernier iPhone à 1 200 € TTC, car il est trop stylé et surtout parce que tu passes un temps de dingue dessus. Alors autant se faire plaisir avec un objet qui t’accompagne partout.

Et si on le faisait passer en note de frais puisque c’est un élément indispensable de notre activité économique et donc que le fisc nous le permet.

Bilan :

1. Tu récupères 200 € de TVA : +200 €
2. Tu te rémunères habituellement en dividendes ?
   • Tu évites de justesse l’impôt sur les sociétés sur les 1 000 € HT de bénéfice que tu ne feras donc pas : + 250 €.
   • Tu évites la FlatTax de 30 % sur les 750 € restants, que tu te serais distribués en dividendes : + 225 €.
3. Tu te rémunères habituellement en salaire ?
   • Tu évites de payer les charges salariales et patronales : + 450 €
   • Tu évites de payer l’impôt sur le revenu : + 100€

Et donc pour toi, cher entrepreneur, cet iPhone ne te coûtera que 450 €, soit 38 % de son prix initial !! Bon, ça, c’est si tu te rémunères en salaire (SASU), il reviendra à 525 €, soit 43 % de son prix initial pour l’option dividendes).

En somme, bien gérer tes dépenses est la clé pour économiser de l’argent de manière légale. N’hésite pas à faire appel à un expert-comptable pour te guider dans cette aventure fiscale. En agissant avec malice et en restant transparent, tu pourras profiter des avantages fiscaux tout en suivant les règles. Alors, à toi de jouer pour économiser avec style ! 🚀 »

Mon choix – à mettre sereinement en note de frais

Voici ce que j’impute en notes de frais, sur les conseils de mon expert-comptable, et après avoir passé en revue tous les conseils sur les moyens légaux.

1. Les frais de publicité : pour te faire connaître et promouvoir tes services auprès de ta clientèle.
   • Cartes de visite, SEO, annonces Google, site web, frais de marketing…,
2. Les consommables : tout le matériel de bureau tel que les stylos, papiers, crayons, agrafeuses, etc.
3. Les équipements électroniques : téléphone, tablette, ordinateur, écrans, casque à réduction de bruit active, qui sont essentiels pour ton activité.
4. Les repas au restaurant : si tu es seul hors du local où ta société est domiciliée (en clientèle, en déplacement pro, en soirée avec un client ou un prospect) ou si tu invites une personne dans le cadre d’une relation professionnelle.
5. Les frais kilométriques : si tu utilises ta voiture pour tes déplacements professionnels (n’oublie pas de la déclarer à ton assurance auto –> un vrai plus en cas d’accident de la route sur ton trajet pro).
6. Les frais de télétravail : café, thé, chocolat, mobilier, enceintes, etc. le tout pour me mettre dans une atmosphère propice à performer et ainsi accroitre ma qualité perçue et par effet rebond la qualité de mes missions.
7. Les petits cadeaux faits à tes clients : une attention qui montre ta reconnaissance et ton attachement. Il ne faut pas hésiter à en faire. Donner sans concession, c’est ça la clé !
8. Les formations : pour maintenir tes connaissances à jour et améliorer tes compétences professionnelles. Un must have dans le domaine du freelancing. C’est aussi ce qui nous rend vraiment attractifs. D’autant que l’État nous offre un crédit d’impôt jusqu’à 40 heures x 11,52 € (SMIC horaire brut) soit 922 €. DOUGS en parle en vidéo ici et plus en détail ici (équivaut à une facturation client de 922 € + les 25 % d’IS soit 1 230 € HT). J’en parle aussi ici.
9. Les adhésions à des clubs en lien avec ton activité. Il est important d’être en connexion avec
   • des mentors
   • des cercles de professionnels pour entretenir son réseau, se rassurer, prospecter, se rappeler que nous appartenons à la grande famille des freelances, partager nos trucs et astuces (même s’ils sont déjà tous sur ce site 😇)
   • des groupes d’investissement, des activités qui boostent la confiance en soi
10. Les frais d’assurance RC Pro, de comptabilité, de banque, de couverture santé et prévoyance.
11. Les dépenses de séminaires organisés par ta société ou auxquels tu participes en son nom.
    • Ces séminaires ne sont pas forcément onéreux, mais sont à la base de connexion forte avec tes clients, prospects, mentors ou collègues. Et sont l’occasion de planter des petites graines qui germeront à ne pas en douter des années plus tard
12. Les salaires : que ce soit pour toi, en tant que dirigeant ou pour un employé potentiel que tu aurais envisagé d’embaucher. #Obvious
13. Les frais de location de ton bureau : tu peux facturer une partie de ton appartement à ta société. Mais n’oublie pas de faire un bail de location et de déclarer ces revenus personnels lors de ta déclaration d’impôts personnelle (ce qui t’est donné d’une main… t’est repris de l’autre). Tu peux les déclarer en régime micro-foncier avec abattement forfaitaire de 30% (car revenus < 15 000€).
    Prenons par simplicité l’exemple d’une location à 1200€ TTC / an (même calcul que pour l’iPhone)
    • Puisque je me verse des salaires, le paiement de ce loyer provoquera un manque à gagner après IS & IR de : – 450€.
    • Mais je recevrai 1 200 € qui seront imposés à 18 % après 30 % d’abattement soit 1200*70%*18% : – 150€
      Le gain net est donc de 1200 – 450 – 150 : 600 € et donc de 50 %

Les limites à connaitre – à ne pas mettre en note de frais

En optimisant tes déductions fiscales, tu peux améliorer ta rentabilité et maximiser les avantages de ton statut de freelance. Cependant, il est essentiel de bien respecter les règles fiscales en vigueur et de tenir une comptabilité rigoureuse pour éviter tout risque d’erreur ou de redressement fiscal. N’hésite pas à te faire accompagner par un expert-comptable qui pourra te guider dans cette démarche et t’aider à tirer pleinement parti des charges déductibles offertes par ton activité de freelance

• Sauf cas très particuliers, ni les habits, ni le pressing ne rentrent dans ce cadre (ni du coiffeur ou de l’esthéticienne d’ailleurs)
• Les vitamines et autres compléments alimentaires ne sont pas admis non plus
• Les dépenses dites somptuaires (une nuit d’hôtel à 5 000 €/nuit, une location de voiture de grand luxe, une villa à St Barth, un yacht…, bref, tu auras compris… et si c’est pour passer 1h avec un milliardaire, fonce, mais ne le déclare pas en frais de société

Ces dépenses de frais déductibles sont les premières à être regardées lors d’un contrôle fiscal. Alors ne triche pas. Et entoure-toi d’un fiscaliste si tu n’es pas sûr d’être dans la légalité

Et toi ? Quelles sont les notes de frais que tu passes ?

Parrainage

Je n’ai pas décidé de m’entourer d’un avocat fiscaliste sur le sujet, je ne m’appuie plutôt que sur les différents forums de fiscalistes que je fréquente et surtout sur mon expert-comptable DOUGS qui a proposé une petite vidéo gratuite sur le sujet ainsi qu’un guide gratuit au format e-book pour comprendre les charges déductibles en entreprise

Ton avantage : quelques lectures et une vidéo gratuite
Mon avantage : le bonheur de partager du contenu pertinent