Tes anciennes missions sont des pépites pour tes prochains devis

Un site prévu en 20 h, terminé en 32 h : tes anciennes missions révèlent ce qu’il faut clarifier avant de refaire un devis. L’IA peut t’aider à retrouver ces pièges et à préparer les bonnes questions.

1. Regroupe tes devis et CR dans Notion ou Excel

Pour chaque mission, conserve deux documents liés : le devis initial et le compte rendu du travail réalisé. Note le périmètre, le prix, le temps prévu, le temps réel et les causes des écarts.

Exemple fictif : cinq pages vendues 2 400 € HT pour 20 h prévues. Résultat : 32 h, dont +8 h de textes à reprendre et +4 h de corrections après validation. Ces notes servent à mieux cadrer la prochaine mission.

2. Donne accès à tes documents dans Claude ou ChatGPT

Excel ou Word — pour commencer sans installation :

1. Enregistre le classeur en .xlsx et les devis/CR Word en .docx.
2. Dans une conversation Claude, clique sur + → Ajouter des fichiers ou photos, puis sélectionne tes documents.
3. Pour joindre un XLSX, active la fonction exécution de code et création de fichiers dans ton compte si nécessaire. Tu peux aussi exporter le tableau en CSV.

Claude analyse les fichiers joints : ce n’est pas une connexion permanente à Excel ou Word. Après une modification, joins la nouvelle version. Guide officiel des fichiers.

Dans ChatGPT : joins ton classeur Excel et tes documents Word à la conversation, puis utilise les consignes ci-dessous. Demande de citer les fichiers utilisés ; joins une nouvelle version quand ils changent. Guide officiel pour joindre des fichiers.

Notion — pour retrouver tes missions depuis Claude :

1. Dans Claude, ouvre Personnaliser → Connecteurs (Customize → Connectors), puis +.
2. Choisis Notion → Connecter, connecte ton compte et vérifie l’espace de travail et les accès accordés.
3. Dans la conversation, active + → Connecteurs → Notion. Indique le nom ou le lien de la base de missions et demande à Claude de lister les devis/CR consultés.

Guide officiel des connecteurs. Les intitulés peuvent varier selon la langue et la version de Claude.

Alternative plus simple : Notion AI. Si tes devis et CR sont déjà dans Notion, ouvre Notion AI, sélectionne les pages de tes missions et utilise les consignes ci-dessous directement dans Notion. Tu évites ainsi de connecter Claude séparément. Cette simplicité a un coût : les fonctions IA sont incluses dans les forfaits payants Business et Enterprise ; Free et Plus proposent seulement un essai limité. Si tu disposes déjà du forfait adapté, l’IA est incluse. Conditions officielles de Notion AI.

3. Ajoute la demande et prépare les questions

Le prospect veut un site avec une boutique de 20 produits. Ajoute cette demande aux documents joints ou aux pages Notion sélectionnées, puis utilise cette consigne.

Copie cette consigne :

Compare cette demande aux anciens devis et CR fournis.
Repère les dépassements et leurs causes.
Prépare un mail court avec les questions qui changent le périmètre ou le prix.
Indique les documents utilisés. N’invente aucun temps ni tarif.

Tu obtiens des questions concrètes : les textes et fiches produits sont-ils prêts ? Faut-il un paiement en ligne ? Qui valide et combien de retours sont prévus ? Relis le mail avant de l’envoyer.

4. Utilise les réponses pour préparer le devis

Le client répond : « Les textes sont à rédiger, et il faut un paiement en ligne. » Demande alors à l’IA :

Avec ces réponses et les missions comparables, prépare un brouillon de devis :
— base connue ;
— ajouts à estimer ;
— conditions à fixer.
Utilise les anciens prix comme repères et chiffre séparément les ajouts du nouveau projet.
Signale les informations manquantes. Je chiffre et valide avant envoi.

• Base connue : le site de cinq pages ; les 2 400 € HT sont une référence passée.
• À estimer : rédaction, boutique et paiement en ligne.
• À fixer : contenus attendus, validations, retours inclus et demandes supplémentaires.

Ne rajoute pas automatiquement les 12 h de dépassement : vérifie quelles causes existent dans ce nouveau projet. Tu fixes le prix et vérifies les calculs.

Commence par une mission terminée

Rassemble son devis et son CR, puis note un dépassement et sa cause. Enrichis ensuite ta base au fil des missions.

Les écarts passés deviennent les bonnes questions, les bonnes conditions et le bon chiffrage.

Notion AI peut consulter les pages sélectionnées selon les fonctions et le forfait disponibles ; Claude peut accéder à Notion via son connecteur autorisé. Vérifie les documents réellement utilisés et retire les données client inutiles. Sources : Notion AI · Claude et Notion.